情報漏えいを阻止するために強化すべきオフィスのセキュリティですが、自社に必要な対策は一体どのようにプランニングし、導入まで進めれば良いのでしょうか。 本章では、担当者が今すぐ取り組むことのできる5つのステップをご紹介します。 1. ここでは、企業における情報漏えいの原因と対策について、企業の視点に立って説明します。, 企業における情報漏えいの原因はいくつかあり、誤操作や置き忘れなどのヒューマンエラー、もしくは不正アクセス・内部不正といった犯罪が挙げられます。パソコン内部のプログラムやソフトウェアの設定ミスなど、情報漏えいのリスクに気づかなかったために事故が起こってしまうケースもみられます。, 「誤操作」は、メールやFAXなどの宛先間違いがその代表例です。重要な情報を添付したメールを本来の宛先ではないところに送ってしまう、または本来の宛先とあわせて別の宛先にも送ってしまうといった事故が挙げられます。, 「置き忘れ」も情報漏えいに繋がります。外に持ち出したノートパソコンを駅や飲食店に置きっぱなしにする、あるいはタクシーや取引先に忘れてしまうといった事故を指します。, 外部からの犯罪によって情報が漏れてしまうケースも多く、不正アクセス・盗難・マルウェアなどはいずれも人為的に引き起こされるインシデントです。企業の規模を問わずサイバー攻撃に遭う例が数多く報告されており、情報の管理体制を見直すなどして事故を未然に防ぐ必要があるでしょう。, 社員や元社員による内部不正も少なくなく、企業に甚大な被害を与えることもあります。また、社員に悪意はなくても情報が漏れ出してしまう事例も報告されています。たとえば自宅に仕事を持ち帰って仕事をする場合、自宅のパソコンにセキュリティ対策が施されていなかったために不正アクセスの被害に遭い、そこから情報が漏えいするという事例がみられます。, 社員がノートパソコンを持ったまま飲食店に入り、お酒に酔って置き忘れたために情報が漏えいした事例も報告されています。こうしたヒューマンエラーを防ぐためには、社外に持ち出せる機器と持ち出せない機器を分けて管理する、持ち出す場合は必ず帰社して返却するなどの対応策をとることが予防策になります。, 自宅に持ち帰りで仕事を行う社員にはセキュリティ対策を徹底するよう伝えたり、セキュリティソフトの導入を支援したりする方法が有効です。万が一セキュリティを突破されてデータが流出しても対応できるように、ハードディスクやストレージに保存しているデータの暗号化を行う方法もあります。これは、ノートパソコンなどのデバイスを紛失してしまったときにも有効だといえるでしょう。, 人為的なミス(ヒューマンエラー)を防ぐためには、社員やスタッフ一人ひとりの意識を向上させることが大切です。社内や組織内における情報の管理方法や取り扱いに関するルールの見直しを周知徹底し、定期的な勉強会や従業員教育を行いましょう。若い従業員だけではなく管理職以上の役職をもつ社員に対しても、データや情報の運用についてしっかりと周知を行ってください。, 次に、情報管理体制の厳格化を行いましょう。社員側が情報漏えい意識を高くもっていたとしても、OSやアプリケーションなどの既存のソフトウェアに脆弱性やバグがあると、不正アクセスを受けたときに容易に情報が漏れ出してしまいます。, セキュリティホールを突かれないための対策として、Web・ファイル・データベースそれぞれのサーバで使用しているOSやアプリケーションのバージョンを常に最新に保つようにしましょう。また、パソコンや記録媒体などを持ち出しやすい状態にしておかないことも重要です。, 重要情報を外部に持ち出されないようにするため、「DLP(Data Loss Prevention:情報漏えい防止)」のシステムを導入する方法もあります。重要情報を特定したうえで、その情報が含まれるファイルが外に持ち出されそうになったときに、その操作をブロックすることができます。データ暗号化と合わせて導入すれば、情報漏えい対策として非常に有効だといえます。, 上記のように、情報漏えいの原因は多岐にわたりますが、ヒューマンエラーや不正アクセスにみられるように、そのほとんどが人為的な要因によるものです。セキュリティ対策や暗号化などデータそのものを守る対策とあわせて、持ち出しの厳格化や社内教育といった基本的な周知も定期的に実施し、人為的なミスを防ぐことが大切です。, 組織の維持管理において大きな脅威となるものが「内部不正」の問題です。組織内の人間…. 人的ミスの対策案を検討する step3の結果を踏まえ、4つの観点から対策を 考える step 4 対策を実施する step4で検討した対策案のうち、実施する対策を 決め、実施する step 5 + 目標を設定して計画的に取 … 仕事でのケアレスミスはよくあることですよね。上司や先輩に怒られ、同僚からバカにされ、ウンザリって感じですよね。実はうっかりミスはちょっとコツを掴めば解決できるんです。本記事では、ケアレスミスを減らす5つのコツを紹介します。 人為的ミスは防げるか? 情報漏えいの原因と対策 大企業だけなく中小企業を含むさまざまな企業で、機密情報やユーザーの個人情報などが外部に漏えいし、企業活動における信頼関係が大きく損なわれるケースが多数報告されています。 「ミスをなくしたい。」 製造業の社長なら誰でも考えることだと思います。これまでの経験から対策は立てているものの、ミスが0にはならない。 失敗とミスは違います。ミスは会社に損失を与えます。 指導している後輩社員や部下が、仕事のミスを連発……ミスのフォローはしなきゃいけないし、謝罪に同行したり、自分も上司に怒られるし、後始末が大変です。, どうしてこんなに要領が悪いのか? 叱っても注意しても改善しない。ひょっとして自分の教育の仕方が悪いのか……こっちまで自信がなくなってきます。, そんな部下や後輩には、ミスの原因を元から絶つ、ミスをしないための工夫をさせるようにしましょう。, 必要な物が見つらないまま仕事を進めれば、当然ミスにつながりますし、ミスがおきなかったとしても仕事の質に影響します。, 探している物が見つかったとしても、仕事をする時間が減ってしまうことから、あせりを感じ、ミスにつながりやすくなります。, 実際に仕事ができる人の机を見てみると、机の上がきれいに片付けられていることに気がつくことでしょう。, 工場など、整理整頓の出来具合が事故の危険に大きい影響する現場や、製品の品質に即現れるような業務においては、特に整理整頓が徹底されます。, 使った物は元の場所に戻し、机の上の作業スペースを確保することで作業効率が上がり、ミスを防ぐことができるようになります。, ミスをしないためには、分からないことを質問することも大切ですが、質問する時は、聞いた内容を忘れないように「メモ」をとることを徹底させます。, メモをしておけば、分からない時に相手に再び質問することなく、自分で確認することができますので、スムーズに仕事を進めることができます。, ただし、メモをする上で注意しておきたいことがあります。それは、読める字でメモすることです。, 書くスピードは、話すスピードよりも遅いことから、メモする時は速く字を書いてしまうことが多いですが、あとで読み返してみたら読めなかった、ということがあります。, これも仕事のミスにつながります。それを防ぐために、メモは後でキチンと読める字で書かせるように。できれば他人が読んでもわかるレベルの文字で!, 仕事が多くたまっていると感じると、あせりを感じてしまい、確認せずに仕事を進めてしまうことから、ミスが起きやすくなります。, 仕事をためこませないポイントとしては、ルーチンワークのような手短に終わる作業と、じっくり考えなければならない時間のかかる作業に分け、手短に終わる作業を次々とこなしていくことを指導し、時々はチェックしてあげることです。, 手短に終わる作業が片付くだけでも、ずいぶんと仕事がはかどったように感じられ、心に余裕が持てるようになります。仕事を素早く処理し、心に余裕を持たせることで、ミスを少なくすることができます。, 「確認」は、ミスをしないための基本中の基本ですが、単純に確認をしていないケースが多く見られます。, 確認をしない理由には、時間に追われて急いでいた、大丈夫だろうと思っていた、などがあります。, つまり「あせり」や「気持ちのゆるみ」などがミスの原因で、確認することにまで意識が届いていないためといえます。, それを防ぐためには、あせりなどで気持ちを高ぶらせることなく、また、気持ちを沈み込ませることなく、できるだけ落ち着いた気持ちを保つことです。, 気持ちが落ち着いていれば、確認することにも意識が届くため、ミスを少なくすることができます。, ミスを防ぐためには、こまめに報告、連絡、相談を行うことが大切です。これだけでかなりミスを防ぎやすくなります。, ミスを報告すると「上司から叱られてしまうから」と、ミスを報告するのをためらっているのかもしれません。, そこを早めに報告しておくことで、結果的に評価の低下を最小に抑えることができることを教えます。, ミスを隠すことは、さらなるミスを誘発し、評判を下げることをしっかりわからせましょう。, 上司や同僚は、ミスをしないためにどのような工夫をしているのか、分からないことがあれば質問させるのも良いでしょう。, 聞くことで、意外な発見があるものですし、聞いて覚えたことは理解が深まることから、仕事の方法がしっかりと身につきます。, 質問することで、「こいつ、ちゃんと反省して自分なりに取り組もうとしてるな」と評価も好転し、周りからのプレッシャーも軽減するかもしれません。, ミスが多くてなんとかしたい、という問題意識を持っていれば、上司や先輩社員の仕事ぶりの中にミスを解決する糸口を見つけたりします。, 「会社で働く」ということは、世間から見れば「プロとして仕事をしている」ということになります。つまり、世間から見れば、会社員の信頼は厚いということです。, 社会人として働くということは、顧客の要望に応えることであり、確実な仕事を行うことです。, 入社してからの期間が短い場合は、仕事の全体像が見えず、顧客の要望まで目が届かせるのは難しいかもしれませんが、そのレベルの時は上司からの仕事を着実にこなすことを指導しましょう。, 顧客の要望に応えること、上司の要望に応えることが社会人といえます。その思いがあれば、仕事をていねいに、確実に行うようになり、ミスを防ぐことができるようになるでしょう。, ミスをしてしまうことで、本人が辛いだけではなく、上司や同僚、部下など社内の人にとどまらず、顧客にも迷惑をかけてしまうことがあります。, 仕事は多くの人たちと協力しながら進めていきます。そして、何よりも仕事は「お客様」のために行うものです。, 仕事でミスが多い時は、たくさんの仕事や難しい仕事に直面して、まわりが見えなくなっていることが多いです。, まわりがよく見えず、視野が狭まっている時ほど、相手の立場を考えさせるようにしましょう。, しかし、いつまでも気持ちが沈んでいると、それがそっくりそのままミスの原因となってしまいます。仕事ができる人は、失敗しても、すぐに気持ちを切り替えて仕事に取り組んでいます。, ミスしたあとこそ、一生懸命に作業に取り組む。また、ミスしたあとこそ笑顔を絶やさないようにと、指導しましょう。, 一生懸命に仕事をしていれば、その思いは自然とまわりへと伝わっていき、信頼も回復していきます。, 仕事ができる人は、業務を1日の時間内で終わらせるように段取りを工夫し、効率的に作業を進めてします。そのため、ONの時は仕事に集中しています。, 逆に、OFFの時である休みの日は、趣味に没頭したり、旅行に出かけたりと、仕事のことを考えずにリフレッシュしているものです。, リフレッシュして心が満たされた状態であれば、視野も広くなり、仕事をしていてあらゆる方向に目が届きやすくなるので、ミスを防ぎやすくなります。, だらだら残業をしたり仕事を持ち帰ったりしていないかチェックして、しっかりと休みをとらせることを考えましょう。, しかし、ミスとは「次に失敗しないようにするために起きた出来事」であると、教えてみるのはどうでしょうか。, メモをした時、重要な部分には蛍光ペンでマーキングして分かりやすくしておく、ということや、普段から報告、連絡、相談をこまめに行って、確実に仕事を進めるようにする、など、工夫できることはたくさんあります。, そのためには、ミスをしないための方法を考え、それを実践するばミスを減らせるということを納得させることが大切です。, ミスが減ってきたら、どう改善した結果ミスが減ったのか、その方法をチームで共有し、チーム全体に普及させることをやらせてみましょう。, それによって、ミス自体をさらに減らすことができ、本人は成長し、チーム全体でミスを防ぐことができます。, 仕事は、一人で進めていくよりも複数の人が協力して進めていくことで、作業効率が大きくアップするものです。ミスしない仕組みをチーム全体に広めることで、さらに大きな効果が期待できます。, チーム全体でミスする人が少なくなれば、ミスの心配をする必要がなくなるだけではなく、高い生産性も期待できます。, そして、厳しく注意されることもあります。いまはミスが少なくとも、新入社員の頃は上司や先輩によく怒られたという心当たりのある人もいるかもしれません。, そして、多くの人たちは、ミスについては指摘しますが、ほめることは意外と少ないものなのです。, あなたは、ミスにばかり目が行っているかもしれませんが、実は、良い仕事もたくさん行っているはずです。, ミスをしてしまう人の気持ちも感じ取りながら、改善のための指導ができるといいですね。, 部下の指導に大切なことは、→「部下の指導で大切な10のポイント。戦力を育てるための方法は?」, 「コイツ、つかえねー」っていう困った部下の特徴を指導法は、→「使えない部下の特徴。「コイツ使えねぇ!」24パターン」, 仕事でミスした時の取引先対応や社内対応については、→「仕事でミスした時の対応は?即やるべき対処、報告、謝罪方法」, ミスを連発してしまう人がいたら、これまでの仕事の方法を見直すためのタイミング、と前向きに考えることも大切。, ミスの防止策に取り組み、ミスの多い人をうまく指導することで、あなたの職場内のミスが減りますように。, メモは後でキチンと読める字で書かせるように。できれば他人が読んでもわかるレベルの文字で!, 手短に終わる作業を次々とこなしていくことを指導し、時々はチェックしてあげることです。. ミスの原因に、「物を探す時間が長い」ことがあります。 必要な物が見つらないまま仕事を進めれば、当然ミスにつながりますし、ミスがおきなかったとしても仕事の質に影響します。 思い込みミスの対策5.他者の行動を観察する 先ほどメタ認知が大事と言いましたが、自分の行動を省みるためには 基準 が必要なのです。 メタ認知で見つけ出した客観的な評価も、結局は自分の頭で考えた 主観的なもの ですよね。 仕事のミスが多い人の対策1.常に整理整頓させる. $y + '-' + $ny : $y); 情報セキュリティお役立ちコラム All rights Reserved. 大企業だけなく中小企業を含むさまざまな企業で、機密情報やユーザーの個人情報などが外部に漏えいし、企業活動における信頼関係が大きく損なわれるケースが多数報告されています。 ヒューマンエラー(人為ミス)に対する「なぜなぜ分析」を実施する場合、 どうしても個人的な話(心理面)や言い訳が出てきてしまうが、これを回避する コツのようなものをまとめました。 1.まず、作業を細かく分解する。 仕事でうっかりケアレスミスしてしまう事はよくありますよね。上司や先輩に怒られ、同僚からバカにされ、ウンザリって感じですよね。, 僕もどちらかといえば単純なミスばかりする社員だったので、その都度先輩に呆れられていました。, 結論から言うと、ケアレスミスを減らすためにはこの5つのポイントさえ抑えれば大丈夫です!, まずは入力作業は可能な限りコピペ(パソコン)に頼るというのがもっとも効果が高い方法です。, 例えば、年賀状の住所を手書きで書くと書き損じはがきが2〜3枚は出てしまう、といった経験はありませんか?, 年賀状ソフトを使って住所を印刷すれば、ミスはほぼほぼ0になります。(プリンターのエラーはあり得ますが^^;), 無駄に手書きにこだわったりせずに、手作業の仕事はできるだけパソコンにお任せしてしまいましょう!, 先ほどの手作業を減らすという方法に近いですが、ミスが起きない仕組みを作ることも非常に効果的です。, 仕事が立て込んでくると、やろうと思っていたことをうっかり忘れてしまうミスが多発するものです。, 僕も昔、お客さんへの対応をすっかり忘れていてすっぽかした事がありました(笑)←笑えない!, それ以後、必要な対応は全てチャットワークというツールで自分にタスク化して、毎朝確認するようにしたところ、以後抜けはなくなりました。, 自分は間違っているのではないか?を常に疑うことも、ケアレスミスを減らすために大切なことです。, 特に勢い余った若手は、自分の考えや仕事の仕方が絶対正しいと思いがちなので、注意が必要です!, 世界的ベストセラー「金持ち父さん貧乏父さん」の著者、ロバートキヨサキさんも昔、サーファー用のナイロン財布がバカ売れしたにも関わらず、特許で保護するのを忘れていました。, ハワイの不動産王とも言うべき人でもうっかりミスをするんだから、自分が正しいなんて思わない方がいいですね(^ ^), 後戻りができるギリギリで立ち止まり一呼吸置くと、うっかりミスや思いもしない間違いに気づく時があります。, 期限ギリギリで急いで取引先に発注メールを送ったら、後々上司の指摘でスペックの数値が違っていたことに気づいてしまいました。, 慌てて修正したメールを送ったら、今度は添付するはずの資料を忘れしまい、また修正メールを送るハメに(涙), あのホリエモンも著書「多動力」によると、睡眠時間は7時間しっかりとっているそうですよ。(昼間のパフォーマンス維持のため), 私の知る限り、寝なくてもパフォーマンスを維持できる人は見たことがありませんので、おそらくほとんどの人は寝不足で集中力が低下するはずです。, 集中力が低下すると、単純でうっかりのケアレスミスは確実に増加しますので、睡眠時間をしっかり管理して6~8時間の睡眠は確保できるようにしておきましょう!, と言うことで、次はケアレスミスをしてしまっても怒られない方法も合わせてご紹介します(^ ^), 隠し事がバレた例として、日本の優良企業だった東芝が、まさかの不適切会計事件で信頼をガクッと落としましたよね。, それからなんとか企業努力で立ち直ってきた感はありますが、一度バレてしまったら他にも嘘を付いているんじゃないの?と疑われて当然です。, あとで調べられたら結局バレてしまうものなんですから、ミスったらミスったと白状しましょう!, ケアレスミスをしてしまったら、同じミスは二度と繰り返さないよう、先ほどの章でも言った通りしっかりと仕組みを作ることが大切です。, 失敗を逆手にとって、上司や先輩の信頼度アップに繋げられれば、怒られることも無くなりますよ。, 自分がやってしまったケアレスミスとその対策をチームメンバーや社内に共有できれば完璧です!, なぜなら、会社は同じような仕事をしている人の集まりなので、同じミスをする人が必ずいるからです。, メールや社内掲示板などで周知してあげれば、同僚には喜ばれ、上司の評価もバッチリアップです。, 全くミスをしない超人的な人はいないので、結局のところ、ケアレスミスをしても対策をとればOKなんです。, 仕事ができない人からできる人へ変身する、最短ルートと言っても過言ではないですよ(^ ^), 次回のコメントで使用するためブラウザーに自分の名前、メールアドレス、サイトを保存する。, 新卒で一部上場メーカーで勤務→3年3ヶ月で勢い余って退社→様々な挑戦をするも、挫折を繰り返す→プログラミングを独学→webエンジニアへ!, ケアレスミスの99.99%はヒューマンエラー、人為的なミスです。それを解決するには、できるだけ人の手を介さないプロセスを増やしてあげれば良いのです。, 仕事と恋愛、どちらを優先するかは難しい選択です。特に遠距離恋愛中の社会人カップルは遠距離を解決しようとすると、どちらかが仕事を辞めなければなりません。一体どうすればいいの?その悩みにお答えします。, 質問するのが苦手だったり、上司や先輩が怖かったりすすると、なかなか聞きづらいですよね。この記事で紹介する聞き方を実践することで、欲しい答えが的確に返ってくるようになり、仕事ができるビジネスマンにレベルアップすることができますよ。, 同期や後輩に追い越され、出世に出遅れた時のショックほど大きなものはありません。自分は会社に必要とされていないのではないかとさえ、思ってしまいますよね。こんな時はどうすれば良いのか?今からでも遅くない必須の対策をご紹介します。, 日曜日の夜になると明日の仕事の事を考えてしまい、憂鬱になってしまいますよね。あまりにも酷いとうつになってしまう事も。そんな憂鬱を克服するための方法、そしてその憂鬱を根本解決する方法をお伝えします。, 職場の上司と喧嘩をしてしまったけれど、明らかに向こうが悪いので謝りたくない!というときはどうすれば良いのでしょう?関係がこじれて退職、なんて事になる前に仲直りする方法や、その後、再度同じ事にならない為の対策を紹介!, 自分は真面目に仕事をしているにも関わらず「仕事が遅い」「やる気があるのか」と上司や社員から注意されると、どうすればいいのかわからないですよね。集中力を高めて仕事効率を改善させる具体的な方法と、根本的な解決策を紹介します。. © $y = 2020; $ny = new Date().getFullYear(); document.write($ny > $y ?